Wareneingang: Ablauf und Qualitätskontrolle optimieren

Was Sie bei der Qualitätssicherung beachten sollten und wie Sie Ihren Wareneingang einfach und digital gestalten

Die Qualitätskontrolle im Wareneingang ist entscheidend für viele weitere Prozesse im Unternehmen und ist schlussendlich ein wichtiger Faktor für die Kundenzufriedenheit. Dennoch herrschen vielerorts noch Chaos, Papierlisten und Zeitverzug in der Logistik vor. Erfahren Sie, welche Schritte Sie für den Ablauf im Wareneingang beachten sollten und wie Sie diesen möglichst effizient und papierlos gestalten. Denn: Eine angenehme und einfache Wareneingangskontrolle spart nicht nur Zeit, sondern motiviert auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

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Warum die Qualitätskontrolle im Wareneingang so wichtig ist

Der Qualitätsanspruch der Endverbraucher an ein Produkt wird immer höher: Entspricht die Ware nicht den Ansprüchen und Erwartungen der Kunden, werden sie sich das nächste Mal für einen anderen Anbieter entscheiden. Im produzierenden Gewerbe hat ein mangelhaftes Material erheblichen Einfluss auf die Qualität des Endproduktes. Um die Zufriedenheit der Kunden in Zeiten des immer größer werdenden Wettbewerbsdruckes sicherzustellen, ist eine Qualitätskontrolle unerlässlich.

Die Qualitätssicherung im Wareneingang stellt die Basis für alle weiteren Prozesse dar und ist daher die Voraussetzung für einen funktionierenden Betrieb. Ziel ist es, die Waren hinsichtlich Menge und Qualität zu überprüfen und damit Fehler und Folgekosten zu vermeiden. Gleichzeitig sind Unternehmen per Gesetz dazu verpflichtet, Lieferungen vor der Annahme zu kontrollieren. Es gilt, die Prozesse möglichst sicher, effizient und transparent zu organisieren und zu optimieren.

Der Wareneingang ist die Basis für alle weiteren Prozesse

Die Qualitätskontrolle verhindert Fehler und Folgekosten

Unternehmen sind per Gesetz zur Kontrolle verpflichtet

Wie funktioniert ein Wareneingang?

Der Wareneingang stellt die erste Station in der Lagerlogistik dar und sollte daher bestmöglich organisiert sein. Ankommende Lieferungen müssen geprüft, angenommen und ins Lager oder die Produktion verbracht werden. Die Prüfungsintensität innerhalb der Qualitätskontrolle im Wareneingang ist abhängig von den Besonderheiten der Branche und den gelieferten Produkten. Art und Aufwand der Qualitätssicherung können daher sehr stark differieren und werden durch das Ausmaß der drohenden Schäden und der Zumutbarkeit für den Käufer bestimmt.

Beispielsweise weicht die Qualitätsprüfung bei Medizinprodukten oder Lebensmitteln von der Qualitätssicherung von Textilprodukten ab, bei der die optischen Anforderungen überwiegen. Ferner ist es ausreichend, wenn sich Qualitätskontrolle im Wareneingang bei Massenwaren jeglicher Art, die unter identischen Bedingungen gefertigt wurden, nur Stichproben umfasst.

Ein- oder zweistufiger Wareneingang?

Die Verbuchung von Wareneingängen lässt sich entweder ein- oder zweistufig organisieren sein. Bei der einstufigen Variante werden die Waren zur Einlagerung direkt auf einen Ziellagerplatz verbucht. Ist der Wareneingang hingegen zweistufig organisiert, wird die Ware im ersten Schritt auf einen Wareneingangs-Lagerplatz verbucht. Erst im zweiten Schritt, z.B. nach der Qualitätssicherung, erfolgt die Verbuchung auf den Ziellagerplatz.

Um Ihren Rechten und Pflichten bei der Wareneingangskontrolle bewusst nachgehen zu können, raten wir Ihnen, Ihren Wareneingang nach dem zweistufigen Eingangsverfahren auszurichten. Halten Sie hier alle Schritte innerhalb der Qualitätskontrolle ein, sind Sie stets auf der sicheren Seite.

Einstufiger und zweistufiger Wareneingang Ablauf

Wareneingang Ablauf: Grundlegende Schritte

Die zeitliche Abfolge und der Zusammenhang der einzelnen Arbeitsschritte können situationsbedingt unterschiedlich organisiert sein. Dennoch kann ein grundlegender Ablauf des Wareneingangs in der Logistik festgehalten werden. Wichtig zu wissen: Wird auch nur ein Arbeitsschritt außer Acht gelassen, kann dies zu Fehlern führen, die sich auf die weiteren Prozesse und das Endprodukt auswirken. Weiterhin muss die Frist für Mängelrügen und Reklamationen gegen den Lieferanten eingehalten werden, da sonst unter Umständen der Rechtsanspruch erlischt.

AnnahmeKontrolleSperrlagerungVereinnahmungEinlagerung

Warenannahme

Schritt eins im Ablauf der Wareneingangskontrolle: Warenannahme

Innerhalb der QS im Wareneingang erfolgt im ersten Schritt die Warenannahme. Hier wird zunächst die Ware durch den Anlieferer bereitgestellt und die Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Es wird geprüft, ob Absender und Empfänger korrekt sind, oder ob es sich um eine Fehllieferung handelt. Beim Abladen der Waren sollte eine kurze Sichtprüfung hinsichtlich der Menge und dem äußeren Zustand der Lieferung erfolgen. Werden hier bereits Abweichungen oder Schäden festgestellt, kann die Annahme verweigert werden. Möchte man die Waren dennoch annehmen, sollten die Abweichungen schriftlich festgehalten werden. Die Unterschrift beim Lieferanten schließt die Warenannahme ab, sodass die Artikel in den Warenannahmebereich des Lagers verbracht werden können.

Eingangskontrolle

Schritt zwei im Wareneingang: Qualitätskontrolle

An dieser Stelle wird der Lieferschein auf Vollständigkeit aller Bestellangaben und Artikelbezeichnungen kontrolliert sowie eine Bestellkontrolle vorgenommen, also eine Zuordnung der Bestellung zum Lieferschein. Im Anschluss an die Mengen- und Typenkontrolle erfolgt in Abhängigkeit von Produkt und Branche, eine gesamthafte Qualitätskontrolle oder eine Stichprobenentnahme.

Auftretende Mängel müssen an dieser Stelle erfasst und die angelieferten Artikel und Positionen quittiert werden. Die Erstellung einer Wareneingangsanzeige schließt den Prozess der Eingangskontrolle ab.

Ggf. Sperrlagerung und Freigabe

Schritt drei im Ablauf des Wareneingangs: Sperrlagerung und Freigabe

Manche Waren müssen durch zusätzliche interne oder externe Institutionen geprüft werden (z.B. Gefahrstoffe oder Chemikalien sowie bei erforderlicher Zollfreigabe). Dafür wird die Ware zur Sperrlagerung auf ein separates Zwischenlager gebracht und es erfolgt ein separates Qualitätssicherungsverfahren. Erst, wenn die Ware alle Anforderungen erfüllt, wird sie wieder freigegeben.

Vereinnahmung der Waren

Schritt vier im Wareneingang: Ablauf der Vereinnahmung und Verbuchung im ERP

Die bestandsmäßige Erfassung der Waren erfolgt im ERP- oder Lagerverwaltungssystem. Diese Zubuchung erfolgt mit einem Beleg über den Lieferschein oder einen separat zu erstellenden Wareneingangsschein auf Grundlage der Bestellung und des Lieferscheins. Liegt bereits bei der Lieferung eine Abweichung der Menge vor oder ist eine Teillieferung erfolgt, wird eine Korrektur der Buchungsmenge notwendig. Durch die Verbuchung der Waren werden die neuen Artikel im verfügbaren Lagerbestand aufgeführt.

Einlagerung der Waren

Schritt fünf der Wareneingangskontrolle: Einlagerung in der Lagerlogistik

Mit der Einlagerung und Verteilung der Artikel auf die entsprechenden Lagerplätze wird der Vorgang des Wareneingangs und der Qualitätssicherung in der Lagerlogistik abgeschlossen.

Die Waren stehen nun für die weiteren Prozesse zur Verfügung.

Mängel in der Wareneingangskontrolle: Was nun?

Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, dass der Käufer erkennbare Mängel im Wareneingang unverzüglich melden muss. In diesem Fall greift die Untersuchungs- und Rügepflicht nach § 377 HGB. Der Käufer ist dazu verpflichtet, die Ware nach der Ablieferung zu untersuchen und Mängel unverzüglich dem Verkäufer zu melden. Wird kein Mangel gemeldet, gilt die Ware als genehmigt, es sei denn, der Mangel ist innerhalb der Untersuchung nicht direkt erkennbar.

Mangelhafte Ware

Erkannte Mängel müssen dem Verkäufer unverzüglich gemeldet werden. Zeigt sich eine ungenügende Qualität der Ware erst zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. innerhalb der weiteren Verarbeitung, muss die Anzeige des Mangels unverzüglich nach der Entdeckung gemacht werden. Das Nichtmelden würde dafür sorgen, dass die Ware trotz der Qualitätsfehler vollständig bezahlt werden muss und die Gewährleistungsrechte verloren gehen.

Minder- und Falschlieferungen

Auch Minder- und Falschlieferungen stellen einen Mangel innerhalb der QS im Wareneingang dar.

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) beschreibt §434 Abs. 3, dass es einem Sachmangel gleichsteht, wenn der Verkäufer eine andere Sache oder eine zu geringe Menge liefert. Auch in diesem Fall gilt die Anzeigepflicht.

Versäumte Anzeige der Mängel

Versäumen Sie es, die Mengenabweichung oder Falschlieferung dem Lieferanten zu melden, sind Sie zu der Abnahme und Bezahlung der Ware verpflichtet. Achten Sie aus diesem Grund bei der Qualitätssicherung im Wareneingang stets darauf, Aufschrift, Zeichen oder Nummern sowie die Stückzahl bzw. das Gewicht mit den Angaben im Lieferschein zu vergleichen und zu prüfen, ob diese mit den Bestellunterlagen übereinstimmen.

Diese Risiken birgt ein Wareneingang mit Papierbelegen

Dass sich der Wareneingang häufig als komplexer Prozess im Materialfluss entpuppt, ist Ihnen sicher schmerzlich bekannt. In vielen Unternehmen kommt es regelmäßig zur Unklarheit darüber, ob die Ware überhaupt bestellt oder die falsche Ware bzw. zu viel oder zu wenig geliefert wurde.

Auch heute arbeiten noch viele Betriebe mit Lieferpapieren, in denen vom Mitarbeiter am Wareneingang die Mengen per Stift geändert oder handschriftliche Notizen hinzugefügt werden. Nach der Vereinnahmung der Ware wandern die Papiere in die Verwaltung oder das Lagerbüro. Dort werden die Daten manuell im ERP- oder Lagerverwaltungssystem nacherfasst, um entsprechende Transportaufträge zu erstellen, oder um gegebenenfalls aufgetretene Mängel beim Lieferanten zu reklamieren.

Das Ergebnis: Ein langwieriger und fehleranfälliger Wareneingangsprozess, der zu Verzögerungen und Qualitätseinbußen führt. Denn nur wenn die richtige Ware zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort gelangt, können Unternehmen effizient arbeiten.

  • Zeitintensiver Wareneingangsprozess

  • Hoher Abstimmungsaufwand

  • Enormer Zeitverlust durch manuelle Nacherfassung

  • Erhöhtes Fehlerrisiko durch handschriftliche Notizen

  • Verzögerungen für alle weiteren Prozessschritte

  • Qualitätseinbußen in Material und Endprodukt

Wareneingang mit Scanner abwickeln

So geht es deutlich einfacher, sicherer und schneller

Wareneingang Ablauf optimieren und mit Scanner abwickeln

Aufwändige, langwierige Prozesse im Wareneingang müssen nicht sein – Die Einführung einer Scannerlösung kann bereits viele Arbeitsschritte optimieren. Durch die Anbindung an ein ERP- oder WMS-System kann von überall aus auf die Informationen zur Lieferung zugegriffen werden. Die digitale Wareneingangsbuchung wird auch „beleglose Wareneingangskontrolle“ genannt, da die Arbeit mit Papierzetteln entfällt.

Vielmehr können Informationen auf digitalen Handgeräten eingesehen und Wareneingänge mobil an Ort und Stelle verbucht werden. Das bedeutet nicht nur eine angenehmere und flexible Arbeitsweise für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern beschleunigt auch die Vereinnahmung der Artikel um ein Vielfaches.

Digitales und mobiles Arbeiten im Lager mit Scannerlösung

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  • Mehrwert digitaler Lagerprozesse

    In der kostenlosen Demo zeigen wir Ihnen, wie Sie Lagerprozesse beschleunigen, Such- und Wegzeiten reduzieren und Transparenz über Ihre Bestände schaffen.

  • Überblick der wichtigsten Funktionen

    Lernen Sie praktische mobile Funktionen vom Wareneingang bis hin zur Inventur kennen und wie diese die täglichen Aufgaben im Lager erleichtern.

  • Vernetzte Prozesse mit oder ohne ERP-System

    Wir erklären, wie die Anbindung an Ihr ERP-System funktioniert oder wie Sie L-mobile warehouse auch als Standalone-Lösung nutzen können.

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Ablauf der beleglosen Wareneingangskontrolle

Innerhalb der mobilen Wareneingangskontrolle muss zuerst die richtige Bestellung ausgewählt werden. Hierbei können alle offenen Bestellpositionen auf dem digitalen Endgerät eingesehen werden. Im Idealfall ist die Bestellnummer bereits als Barcode auf dem jeweiligen Lieferschein aufgedruckt und muss nur noch eingescannt werden. Ist die Bestellnummer nicht als Barcode auf dem Lieferschein aufgebracht, kann über den Scanner nach verschiedenen Parametern gefiltert werden, wie beispielsweise Bestell- bzw. Belegnummer, Lieferant oder Artikelnummer.

Anschließend wird die Lieferscheinnummer entweder ebenfalls per Scan oder per Eingabe erfasst. Das Datum des Wareneingangs wird bereits automatisch hinterlegt.

Nach Erfassen der Lieferscheinnummer können alle Informationen zur jeweiligen Sendung angezeigt und geprüft werden, wie zum Beispiel Positionen, Artikelnummern und offene Mengen. Durch Eingabe der zu vereinnahmenden Mengen und ggf. Serien- oder Chargennummern kann die Wareneingangsbuchung sofort bestätigt werden. Ebenfalls können Teilmengen verbucht werden, sofern die Lieferung nicht komplett ist.

Möchten Sie Ihren Wareneingang einstufig organisieren, so wird direkt ein freier Ziellagerplatz vorgeschlagen. Es ist möglich, Waren vorerst zu sperren, falls diese nicht sofort verwendet werden dürfen. Im empfohlenen, zweistufigen Wareneingang hingegen, wird auf einen automatisch hinterlegten Wareneingangs-Lagerplatz verbucht.

Durch die direkte Verbuchung der Waren stehen die Informationen zur Lieferung weiteren Mitarbeitern und Abteilungen in Echtzeit zur Verfügung.

Im Bereich der Qualitätssicherung werden QS-pflichtige Artikel direkt auf dem mobilen Scanner angezeigt, sodass sofort ersichtlich ist, welche Artikel zu prüfen sind und gegebenenfalls in das QS-Lager verbracht werden müssen.

Außerdem kann mithilfe einer im Scanner integrierten Kamera sofort ein Bild von der angelieferten Ware gemacht und an das ERP-System übermittelt werden. Das Anhängen von Bildern an eine Warenlieferung ermöglicht eine einfache und schnelle Fehlerdokumentation und sorgt für eine erhebliche Aufwandsreduktion innerhalb der Reklamationsabwicklung.

Ist die Qualitätssicherung erfolgt, so werden die Waren mithilfe der mobilen Endgeräte auf den Ziellagerplätzen verbucht. Die Freiplatzsuche schlägt hierfür entsprechend verfügbare Lagerplätze vor.

Damit sind alle Schritte für eine digitale Wareneingangsprüfung erfolgt und die Ware steht schnellstmöglich zur Verfügung.

Vorteile der beleglosen Wareneingangskontrolle mit Scanner

Wegfall von Papierlisten

Informationen in Echtzeit im ERP

Einfache und schnelle Fehlerdokumentation

Echtzeit-Rückmeldung der tatsächlich gelieferten Waren

Aufwandsreduktion von Reklamationen

Manuelle Nacherfassung entfällt

Wareneingang optimieren

Zwei Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung Ihrer Prozesse

Sie haben bereits eine Scannerlösung im Einsatz oder möchten sich darüber hinaus über weitere Optimierungsmöglichkeiten informieren? Sehr gut! Denn neben der mobilen Datenerfassung mit Scannern gibt es weitere Technologien, die sich zur Automatisierung des Wareneingangs anbieten.

Vorkommissionierung im Wareneingang mit E-Label

Das Prinzip der Vorkommissionierung eignet sich insbesondere für Unternehmen mit einer auftragsspezifischen Fertigung, zum Beispiel im Maschinen-, Anlagen- und Gerätebau oder für Handelsunternehmen. Wenn Lieferungen im Wareneingang ankommen, gibt es häufig bereits offene Bestellungen oder Aufträge im Hintergrund.

Um Zeit zu sparen, kann auf aufwändiges Ein- und Auslagern der Waren verzichtet werden. Stattdessen gibt es Zwischenlagerplätze, die mit elektronischen Etiketten ausgestattet sind und auf die die Waren auftragsspezifisch verbucht werden. Durch die Kombination mit einer Scannerlösung werden Bestände sofort erfasst und können weiterverarbeitet werden. Die elektronischen Etiketten zeigen währenddessen dynamisch alle Informationen zum Auftrag am Lagerplatz an.

Mehr Informationen

Pulkerfassung im Warenein- und -ausgang mit RFID

Die RFID-Technologie bietet viele Möglichkeiten, Waren gesammelt zu identifizieren und entsprechende Aktionen auszulösen. Der Datenaustausch zwischen RFID-Reader und -Transponder erfolgt hierbei über ein elektromagnetisches Feld. Häufig werden im Wareneingang und Warenausgang RFID-Gates verwendet.

Bestenfalls sind die Waren bereits vom Lieferanten mit RFID-Etiketten gekennzeichnet worden. Gelangt nun Ware gesammelt an diese Station, kann diese mit nur einem Scan erfasst werden. Daher eignet sich die Lösung besonders bei Sammellieferungen und entlastet von vielen manuellen Scanvorgängen.

Mehr Informationen
Digitaler Wareneingang und Warenausgang mit RFID-Gates zur Pulkerfassung

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