Transparent, übersichtlich und einfach: Auftragsmanagement mit L-mobile service

Steuern Sie Ihr Auftragsmanagement im Field Service einfach, effizient und erfolgreich in einem einzigen System. Die Field Service Management Software L-mobile service ermöglicht Ihnen eine zentrale Auftragsverwaltung und -bearbeitung für mehr Transparenz und einen verbesserten Informationsaustausch im Field Service.

Statt alle Auftragsdaten sowohl im ERP-System als auch in der Servicelösung doppelt erfassen zu müssen, sparen Sie mit der Anbindung von L-mobile service an Ihr ERP wertvolle Zeit. Zeit, die Ihre Servicemitarbeiter für wichtige Aufgaben nutzen können. Von der Auftragserfassung, über eine detaillierte Servicehistorie bis hin zu automatisierten Wartungsaufträgen im Rahmen von Serviceverträgen liefert die Field Service Management Software die nötigen Tools für eine optimale Vorbereitung der Serviceeinsätze für Ihre Servicetechniker.

Serviceaufträge erfassen, Wartungsverträge verwalten: Auftragsmanagement als Fundament eines erfolgreichen Field Service

Das Auftragsmanagement ist im Rahmen des Field Service Managements von entscheidender Bedeutung. Installationen, Reparaturaufträge, Wartungsaufträge sowie sonstige Serviceaufträge müssen vom Service Innendienst bestmöglich verwaltet und vorbereitet werden, um den Erfolg des tatsächlichen Serviceeinsatzes beim Kunden sicherzustellen. Erstklassiger Kundenservice ist somit auf eine leistungsstarke, termingerechte und vor allem fehlerfreie Auftragsverwaltung angewiesen. Nur so lässt sich die optimale Basis schaffen, um dem technischen Außendienst alle Informationen rund um eine Reparatur oder Wartung von Beginn an vollständig und in bester Qualität zur Verfügung zu stellen.

Die Anbindung von L-mobile service an Ihr ERP-System sorgt dafür, dass sämtliche Informationen eines Serviceauftrags, wie Kunde und Ansprechpartner, die betreffende Maschine oder Anlage, benötigte Materialien und Checklisten dank Echtzeit-Datensynchronisation zu jeder Zeit in ihrer aktuellsten Form vorliegen. Das garantiert einen transparenten Informationsfluss über alle Bereiche hinweg. Auch Ihre Servicetechniker haben über die mobile Service App jederzeit und von überall aus Zugriff auf die Auftragsinformationen der anstehenden Serviceeinsätze. Serviceaufträge werden damit nachvollziehbar und können schnell und einfach für die Einplanung in der Disposition vorbereitet werden.

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Funktionen für ein effizientes Auftragsmanagement mit L-mobile service

Die digitale Auftragsverwaltung mit L-mobile service ermöglicht es Ihrem Service Innendienst, Servicefälle und Serviceaufträge bereits während eines Kundentelefonats einfach zu erfassen und mit allen wichtigen Informationen zu versehen. Darüber hinaus stehen Ihrem Serviceteam individuelle Auftragsvorlagen, eine transparente Servicehistorie und die Möglichkeit zur Verwaltung von Service- und Wartungsverträgen zur Verfügung.

Serviceaufträge erfassen und managen

Einfache und transparente Auftragsbearbeitung für einen erfolgreichen Kundenservice

Das Auftragsmanagement der Field Service Management Software L-mobile service bietet Ihrem Service Innendienst zwei Möglichkeiten, um Probleme und Störungen Ihres Kunden zu verwalten. Die Servicelösung unterscheidet zwischen Servicefällen, die direkt vom telefonischen Kundensupport gelöst werden können, und Serviceaufträgen, für deren Abwicklung ein Servicetechniker benötigt wird.

  • Alle Details eines erfassten Servicefalls auf einem Blick

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  • Servicefälle können einfach in einen Serviceauftrag umgewandelt werden, wenn doch noch ein Servicetechniker benötigt wird

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  • Transparente und filterbare Übersicht aller bestehenden Serviceaufträge im System

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  • Alle Informationen zum Serviceauftrag, wie beispielsweise erfasste Arbeitszeiten, auf einen Blick

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Im Falle eines telefonisch lösbaren Anliegens kann ein Servicefall im System erfasst und direkt vom Innendienst bearbeitet und abgeschlossen werden. Bemerkt Ihr Mitarbeiter im Laufe des Gesprächs jedoch, dass es sich doch um ein komplexeres Problem handelt, dass das Eingreifen eines Experten vor Ort bedarf, lässt sich ein Servicefall mit einem Klick in einen Serviceauftrag umwandeln. Ist dagegen von Beginn an klar, dass ein Servicetechniker benötigt wird, kann dieser Zwischenschritt übersprungen und direkt ein Serviceauftrag angelegt werden. So können Auftragsdaten flexibel angepasst und verwaltet werden.

Ist ein Serviceauftrag einmal erfasst, lässt sich dieser durch den Service Innendienst beliebig mit zusätzlichen Informationen anreichern und jederzeit bearbeiten. Diese Daten stehen im weiteren Verlauf des Serviceprozesses auch dem Außendienst transparent über die mobile Service App zur Verfügung. Diese durchgängige Transparenz erleichtert es Ihrem Team, Kunden bei Rückfragen immer eine valide Aussage über den aktuellsten Status Ihres Auftrags mitteilen zu können.

Verwaltung von Service- bzw. Wartungsverträge

Für automatisch erstellte Serviceaufträge auf Basis von Wartungszyklen

Je nach Maschine, Anlage oder System müssen Serviceorganisationen regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen beim Kunden vor Ort durchführen, um die Funktionsfähigkeit dieser Produkte auch weiterhin zu gewährleisten. Zur besseren Abwicklung dieser wiederkehrenden Wartungsaufträge werden mit Kunden entsprechende Serviceverträge bzw. Wartungsverträge abgeschlossen, die Sie problemlos in L-mobile service erfassen und verwalten können.

  • Detaillierte Informationen zu den Inhalten des Servicevertrags

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  • In jedem Servicevertrag können individuelle Wartungspläne erstellt werden.

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  • Im Servicevertrag befindet sich eine Übersicht aller bereits automatisiert erstellter Wartungsaufträge

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Indem Sie die Serviceverträge in der Field Service Management Software pflegen, lassen sich die passenden Wartungsmaßnahmen bereits rechtzeitig im Vorfeld planen. Damit stellen Sie sicher, dass die benötigten Kapazitäten im technischen Außendienst zum richtigen Zeitpunkt verfügbar und bereit für den Serviceeinsatz sind. Denn gut geplante Instandhaltungsmaßnahmen reduzieren nicht nur unwirtschaftliche und unnötige Ausfallzeiten von Anlagen und Maschinen Ihres Kunden. Sie verringern auch Stress sowie unplanmäßigen Arbeitsaufwand und Kosten innerhalb Ihres Field Service Managements, was sonst bei spontanen und ungeplanten Einsätzen unweigerlich eintreten würde.

Um die Effizienz von Serviceprozessen noch weiter zu optimieren, denkt und arbeitet L-mobile service für Ihr Team mit. Im Servicevertrag werden fixe Wartungsintervalle definiert, die von den Servicetechnikern eingehalten werden müssen. Sobald sich der nächste Termin im Wartungszyklus nähert, erstellt L-mobile service automatisch einen Wartungsauftrag inklusive aller nötigen Informationen. Das Risiko, einen Wartungseinsatz im Eifer des Gefechts zu verpassen, wird erheblich reduziert. Außerdem spart die automatische Erstellung des Serviceauftrags wertvolle Zeit, die Ihr Innendienst mit anderen wichtigen Aufgaben füllen kann. Gleichzeitig kann der technische Außendienst planmäßig die nötigen Arbeiten beim Kunden ausführen und diesen mit einem zuverlässigen Kundenservice begeistern.

Detaillierte Servicehistorie zu vergangenen Serviceeinsätzen

Absolute Transparenz im Field Service Management

Für ein transparentes und nachvollziehbares Field Service Management ist es für Unternehmen sehr hilfreich, den Verlauf und Status vergangener Einsätze und Kundeninteraktionen zu dokumentieren. So lässt sich ein Serviceauftrag auch im Nachgang reproduzieren, um aufkommende Fragen einfach zu beantworten oder sich wiederholende Störmeldungen schnell zu beheben. Mit der Servicehistorie in L-mobile service liefert die Field Service Software ein praktisches Tool, um genau diese Ansprüche zu erfüllen.

  • In den Kundenstammdaten kann eine detaillierte Servicehistorie mit allen vorangegangenen Serviceaufträgen und -fällen eingesehen werden

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Zum einen erhalten Ihre Servicemitarbeiter in der digitalen Kundenakte im CRM eine vollständige Übersicht sämtlicher zugehöriger Servicefälle oder Serviceaufträge. Auf einen Blick lassen sich der Status, das Erstelldatum, Prioritäten und interne Bearbeiter sowie die Auftragsart erkennen und bei Bedarf der entsprechende Vorgang mit einem Klick direkt öffnen. Dadurch lässt sich genau nachvollziehen, welche Aktivitäten, zu welchem Zeitpunkt, von welchem Servicetechniker bei Ihrem Kunden erledigt wurde. Zum anderen können Ihre Mitarbeiter auch im Serviceauftrag selbst sehen, ob es vorab bereits einen Servicefall gegeben hat, der nicht ohne die Expertise eines Technikers gelöst werden konnte. In Summe führt das zu einer deutlich gesteigerten Transparenz und einem lückenlosen Informationsfluss, was wiederum in einer entscheidenden Zeitersparnis innerhalb des Serviceprozesses resultiert.

Erfassen und Nutzen von Auftragsvorlagen

Zeit sparen im Auftragsmanagement durch fest definierte Vorlagen

Reparaturen einzelner Maschinen, wiederkehrende Wartungsarbeiten oder Installationen verschiedener Systeme sind häufig immer aus denselben Arbeitsschritten aufgebaut. Dennoch müssen natürlich auch für solche identischen Serviceaufträge die nötigen Auftragsdokumente im Auftragsmanagement angelegt und mit Informationen gespickt werden.

  • Legen Sie beliebig viele individuelle Vorlagen für Ihre Serviceaufträge an

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  • In der Auftragsvorlage können Informationen wie Priorität, zuständiger Mitarbeiter oder die für den Auftrag benötigte Fähigkeiten bereits vorab definiert werden

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  • Auch für Servicefälle können beliebig viele Vorlagen hinterlegt werden

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  • Legen Sie vorab bereits Basisinformationen für standardisierte Servicefälle fest

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Um Ihrem Service Innendienst die Arbeit zu erleichtern und wertvolle Arbeitszeit einzusparen, können mit der Field Service Management Software L-mobile service beliebig viele unterschiedliche Auftragsvorlagen erstellt und im System hinterlegt werden. Beim Erfassen eines neuen Serviceauftrags können Servicemitarbeiter auf diese Vorlagen zurückgreifen. Vor allem bei einem hohen Auftragsvolumen im Field Service ist die Verwendung von Auftragsvorlagen eine enorm zeitsparende Maßnahme.

Auch für Servicefälle, die vom telefonischen Kundensupport angelegt und bearbeitet werden, können passende Auftragsvorlagen in L-mobile service definiert werden. Das Prinzip ist gleich: Die Vorlagen werden im System hinterlegt und können bei der Erfassung eines neuen Kundenproblems einfach ausgewählt werden. So können sich Ihre Servicemitarbeiter voll und ganz auf das Gespräch mit dem Kunden konzentrieren, ohne parallel mit der zeitraubenden Auftragsverwaltung beschäftigt zu sein.

Gruppierung von Maschinen und Geräten in Serviceobjekten

Für eine bessere Übersicht und vereinfachte Auftragsverwaltung

Für einige Serviceorganisationen kann es für ein besseres Auftragsmanagement sinnvoll sein, einzelne Geräteakten unterschiedlicher Maschinen und Anlagen zu gruppieren und zusammenzufassen. Vor allem im Bereich der Gebäudeausrüstung und des Anlagenbaus erleichtert es diese Vorgehensweise dem Serviceteam, den Gesamtüberblick über alle zugehörigen Geräte zu behalten.

  • Übersicht über alle im Serviceobjekt zusammengefassten Geräteakten

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Auch hierfür stellt L-mobile service eine passende Funktion zur Verfügung. Mehrere im Stammdatenmanagement erstellte und gepflegte Geräteakten können zu sogenannten Serviceobjekten zusammengefasst werden. Wird nun ein neuer Serviceauftrag erfasst, beispielsweise zur Reparatur einer großen Anlage, die aus zahlreichen einzelnen Maschinen besteht, bieten Serviceobjekte Ihren Servicemitarbeitern einen entscheidenden Vorteil: Anstatt dem Auftrag in einem zeitaufwändigen Prozess jede einzelne Maschine zuzuordnen, kann mit einem Klick das passende Serviceobjekt ausgewählt werden – und schon sind alle der Anlage zugehörigen Maschinen im Auftrag hinterlegt. Die dadurch eingesparte Zeit ist enorm.

Erfolgreich Serviceaufträge verwalten dank lückenloser Anbindung von L-mobile service an Ihr ERP-System

Eine transparente und zentrale Verwaltung von Serviceaufträgen und Wartungsverträgen trägt ebenso einen wichtigen Teil zu einem erfolgreichen Kundenservice bei, wie eine digitale Plantafel für die Einsatzplanung oder eine mobile Service App im technischen Außendienst. Umso wichtiger ist es, dass Ihrem Serviceteam jederzeit alle nötigen Kundendaten und Informationen vorliegen, um eingehende Servicefälle der Kunden effizient und zeitnah bearbeiten zu können. Dank der Anbindung von L-mobile service an Ihr ERP-System lassen sich Stamm- und Bewegungsdaten transparent und zentral verwalten, Fehler bei der manuellen Datenübertragung werden vermieden und Serviceprozesse beschleunigt.

Wie Sie unsere Field Service Management Software L-mobile service an Ihr ERP-System anbinden können, die wichtigsten Infos zu den L-mobile Standardschnittstellen sowie weiteren Informationen für ein erfolgreiches Zusammenspiel beider Softwarelösungen finden Sie in unserem kostenfreien Whitepaper.

Ziele, die Sie mit digitalem Auftragsmanagement erreichen können

Verbesserte Nachvollziehbarkeit

Mehr Effizienz in der Auftragsabwicklung

Immer die aktuellsten Statusupdates

Zentraler Zugriff auf alle Auftragsdaten

Papierloses Arbeiten im Service Innendienst

Zeitaufwand in der Auftragserfassung reduzieren

Vorteile, die das Arbeiten mit einem leistungsstarken Auftragsmanagement im Field Service auszeichnen

Verbesserter Informationsfluss

Eine gute Kommunikation zwischen Innendienst und technischem Außendienst ist eine entscheidende Voraussetzung für einen reibungslosen Serviceprozess. Indem alle Informationen zu Serviceaufträgen durch das digitale Auftragsmanagement in L-mobile service zentral zur Verfügung gestellt werden, sind alle Beteiligten jederzeit auf dem gleichen Wissenstand.

Zeitersparnis bei der Auftragsbearbeitung

Ein hohes Auftragsvolumen erfordert viel Zeit. Einerseits müssen Daten schnell erfasst werden, andererseits darf die Qualität der notwendigen Informationen über Kunden, Maschinen und Störungsmeldungen darunter nicht leiden. Hilfreiche Toole wie Auftragsvorlagen erleichtern die Verwaltung von Serviceaufträgen.

Transparenz im Serviceprozess

Die Komplexität eines Serviceauftrags kann schon Mal ein unvorhersehbares Ausmaß annehmen. Gerade dann ist es wichtig, jederzeit den Überblick zu behalten. Mit einer Echtzeit Statusübersicht bleiben alle Servicemitarbeiter auf dem aktuellsten Stand und können auch Kunden schnell und transparent über einen Einsatz informieren.

Optimale Vorarbeit für die Einsatzplanung

Das digitale Auftragsmanagement ermöglicht es, alle wichtigen Informationen innerhalb eines Auftrags für die Touren- und Einsatzplanung bereitzustellen. So können Ihre Disponenten Serviceaufträge zentral abrufen und zeitnah einplanen. Ein entscheidender Vorteil für einen erfolgreichen Kundenservice.

Echtzeit-Datensynchronisation mit Ihrem ERP-System

Alle Serviceaufträge und zugehörigen Dokumente und Notizen werden dank Softwareschnittstelle automatisch zwischen L-mobile service und dem ERP-System ausgetauscht, so dass beide Systeme immer über die aktuellsten Daten verfügen.

Beschleunigte Faktura

Sobald ein Auftrag abgeschlossen wurde, kann dieser in digitaler Form direkt an die Buchhaltung weitergegeben werden. Die zentrale und digitale Datenbereitstellung innerhalb des Auftragsmanagements verkürzt den Bearbeitungsprozess und beschleunigt die Rechnungsstellung im Field Service Management.

Einfaches Auftragsmanagement mit L-mobile service: Ein Einblick in die Praxis

Entdecken Sie im kostenlosen On Demand Webcast die Funktionen und Highlights unserer Field Service Management Software – wann Sie wollen, wo Sie wollen!

  • Stammdaten- und Auftragsmanagement digital und zentral abwickeln

    Im Webcast zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Auftragsverwaltung in L-mobile service handhaben, um effizient Serviceaufträge mit umfangreichen Informationen für den technischen Außendienst zu erstellen.

  • Live-Demo der wichtigsten Funktionen der Field Service Software

    Vom Auftragsmanagement bis zum automatisch erstellten Servicebericht: Erleben Sie die Highlights von L-mobile service im Innen- und Außendienst.

  • Field Service Management Software im Praxiseinsatz

    Erfahren Sie, wie einer unserer Kunden seinen gesamten Serviceprozess papierlos gestaltet und heute auch problemlos offline und ohne Netzverbindung im Außendienst arbeiten kann.

Use Cases aus der Praxis: Wie Ihr Service Innendienst Serviceeinsätze dank zentraler Auftragsverwaltung optimal koordinieren kann

Kundenrückfragen schnell, korrekt und transparent beantworten

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Sowohl Ihre Servicemitarbeiter im Innendienst als auch der technische Außendienst haben über L-mobile service Zugriff auf sämtliche Auftragsdokumente und können somit zu jeder Zeit auf alle zugehörigen Informationen zugreifen. Das ist zum einen besonders hilfreich, um einen Serviceauftrag erfolgreich abwickeln zu können. Andererseits ist das digitale Auftragsmanagement aber auch eine enorme Unterstützung für den Kundensupport.

Immer wieder kommt es vor, dass Kunden aus unterschiedlichsten Gründen erneut mit dem Kundenservice Kontakt aufnehmen. Das kann beispielsweise noch vor der Auftragsabwicklung durch den Servicetechniker vor Ort sein, aber auch nach Abschluss eines Serviceeinsatzes vorkommen. Da alle Daten rund um den Serviceauftrag von allen daran beteiligten Mitarbeitern digital und zentral im Serviceauftrag in L-mobile service erfasst und dokumentiert werden, wird jeder Auftrag zu 100% transparent und nachvollziehbar. Dann ist es für Ihren Kundensupport ein Leichtes, den Kunden über den aktuellsten Stand seines Auftrags zu informieren und ihm detailliert Auskunft über spezifische Fragen zu geben.

Automatisierter Prozess für regelmäßige Wartungsaufträge

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Regelmäßig muss Ihr Servicetechniker den Produktionsstandort eines Kunden besuchen, um die dort genutzten Maschinen durch Instandhaltungsmaßnahmen betriebsfähig zu halten. Die Rahmenbedingungen dieser Serviceeinsätze sind im entsprechenden Servicevertrag mit dem Kunden geregelt und werden, genau wie die Einsatzvorbereitungen, vom Innendienst verwaltet. Diese Wartungsaufträge, die in festen Intervallen stattfinden, sind nicht die einzigen Serviceeinsätze, die vom Service Innendienst vorbereitet werden müssen. Gerade bei einem hohen Auftragsvolumen dürfen Servicemitarbeiter nicht den Überblick im Auftragsmanagement verlieren und müssen sicherstellen, dass alle Kundenmeldungen ordentlich in einzelnen Serviceaufträgen festgehalten werden.

Die automatisierten Wartungspläne in L-mobile service verhindern, dass unter solchen Bedingungen wichtige Regeltermine übersehen und nicht eingeplant werden. Innerhalb des Servicevertrags können die unterschiedlichen Wartungspläne angelegt und definiert werden. Anhand des festgelegten Intervalls erkennt das System, wann es wieder Zeit für den nächsten Wartungseinsatz ist. Ein entsprechender Wartungsauftrag wird, auf Wunsch auch auf Basis einer Auftragsvorlage, automatisiert angelegt – ganz ohne Arbeitsaufwand für Ihre Mitarbeiter.

Ein Serviceauftrag, mehrere Serviceeinsätze: Einfaches Auftragsmanagement für komplexe Kundenprobleme

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Viele Serviceteams betreuen hauptsächlich Kunden mit komplexen Produktionsanlagen, die aus unterschiedlichsten Maschinen und Geräten aufgebaut sind. In solchen Fällen kann sowohl die Wartung als auch eine Reparatur der Anlage komplex werden. Mehrere Servicetechniker mit unterschiedlicher Expertise werden benötigt, um die einzelnen Maßnahmen beim Kunden durchzuführen. Dennoch möchten Sie Ihrem Kunden all diese zu erbringenden Serviceleistungen in einem einzigen Reparaturauftrag zusammenfassen, um den Verwaltungsaufwand überschaubar und verständlich zu halten.

Das digitale Auftragsmanagement von L-mobile service bietet Ihren Service Mitarbeitern hierfür eine hilfreiche Funktion, mit der sich mehrere Serviceeinsätze in einem einzigen Serviceauftrag bündeln lassen. So können verschiedene Arbeitseinsätze direkt den passenden Servicetechnikern zugeordnet werden, die wiederum ihre Zeiten, verbrauchten Materialien und sonstige Kosten direkt in diesem speziellen Arbeitseinsatz hinterlegen können. So werden alle Serviceeinsätze und ihre Details transparent und übersichtlich in einem Serviceauftrag und somit einem einzigen Datensatz gespeichert.

Transparente Auftragsabwicklung im Field Service durch Anbindung von L-mobile service an das ERP-System

Viele Unternehmen verwalten ihre Stamm- und Auftragsdaten vorrangig in ihrem ERP-System. Für einen erfolgreichen und medienbruchfreien Serviceprozess war es daher auch für unseren Kunden Inotec Sicherheitstechnik GmbH von großer Relevanz, dass Field Service Management Software und ERP-System lückenlos zusammenarbeiten. Die Anbindung von L-mobile service an die ERP-Lösung von proALPHA gewährleistet dem Serviceteam eine umfassende und optimale Vorbereitung für jeden Serviceauftrag. Wie die Arbeit mit L-mobile service beim führenden Hersteller in der Not- und Sicherheitsbeleuchtung heute aussieht, zeigen Ihnen Geschäftsführer Michael Langerbein und sein Serviceteam im Referenzvideo.

„Bei einigen Großprojekten, die teilweise über mehrere Jahre laufen, ist es so, dass man immer wieder mit unterschiedlichen Kunden an diesem Projekt arbeitet. Früher war es so, dass man dies nicht in Verbindung bringen konnte. Seit Einführung des [L-mobile service] CRM haben wir eine Variante geschaffen, dass man diese verschiedenen Projekte in einem großen [Service]Objekt zusammenfassen kann, so dass alle Informationen gebündelt an einer Stelle sind.“

Weitere Funktionen von L-mobile service für einen digitalen und erfolgreichen Serviceprozess im Innen- und Außendienst

Entdecken Sie weitere Highlights unserer Field Service Management Software zur Optimierung und Digitalisierung Ihres Kundenservice

L-mobile service ist eine ganzheitliche Lösung zur Unterstützung Ihrer Serviceprozesse. Entsprechend stehen Ihnen und Ihrem Serviceteam neben einem übersichtlichen Auftragsmanagement noch einige weitere Funktionen zur Verfügung, mit denen ein erfolgreiches Field Service Management realisiert werden kann. Angefangen vom zentralen Stammdatenmanagement, über die routenoptimierte Touren- und Einsatzplanung mittels digitaler Plantafel bis hin zur mobilen Service App für Ihren technischen Außendienst – entdecken Sie die Softwarehighlights unserer Field Service Management Software.

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